Il servizio Full Invoice fornisce il trattamento completo secondo la normativa vigente delle fatture emesse e ricevute partendo dal loro formato originale.
Il servizio Full Invoice fornisce il trattamento completo secondo la normativa vigente delle fatture emesse e ricevute partendo dal loro formato originale.
Il servizio Full Invoice è automatico e comprende l’acquisizione dei documenti originali, la trasformazione di documenti Pdf in XML-SDI, la conversione dei formati custom in XML-SDI, l’invio e la ricezione dei documenti XML-SDI, la conservazione a norma.
Le fatture Pdf sono quelle emesse dal gestionale del cliente, che quindi non subisce modifiche. Esse sono automaticamente trasformate dal servizio Full Invoice nel formato XML-SDI grazie ai modelli (template) realizzati dallo stesso servizio.
Il trattamento delle fatture avviene in cloud, quindi fuori dal sistema gestionale esistente, che può comunque importare i risultati del trattamento anche in formato custom. Il servizio Full Invoice si interpone perciò fra il gestionale e il mondo esterno.
SATA offre il servizio Full Invoice dal 2014 e garantisce alle decine di migliaia di aziende utenti l’adeguamento tempestivo del servizio all’evoluzione della normativa.
Qualunque gestionale è in grado di emettere le fatture come documenti Pdf, e Full Invoice è in grado di estrarre tutti i contenuti da una fattura Pdf (testata, corpo, riferimenti, piede) e di usare tali contenuti per generare il formato elettronico richiesto.
Nel caso di fatture Pdf native (testuali) l’efficacia dell’estrazione è del 100% mentre se sono ottenute da scan (immagine) di documenti cartacei nel 75% circa dei casi vengono convertite senza problemi e nel restante 25% occorre intervenire manualmente per completare i dati.
Aziende di piccole dimensioni, dotate di un sistema di contabilità spesso obsoleto che non vogliono o non possono modificare o sostituire. A loro conviene continuare a emettere fatture nel normale formato Pdf affidando al servizio Full Invoice il compito di tradurle.
Aziende di maggiori dimensioni, dotate di sistemi gestionali di un certo livello che non intendono modificare per adeguarli alla normativa preferendo il ricorso a un servizio come Full Invoice che consente di essere immediatamente allineati.
L’attivazione standard di un cliente Full Invoice richiede in media 24 ore di tempo solare, con un massimo di 48 ore. Nel caso di fatture Pdf è consigliato di inviare preventivamente un campione di una decina di fatture per facilitare la messa a punto del template.
Nel caso infine di conversione da/verso un formato custom l’azienda utente è contattata dal back-office per acquisire il formato custom e concordare il canale di scambio.
A causa della sua criticità, negli ultimi anni la normativa sulla fatturazione elettronica è cambiata diverse volte e altri cambiamenti sono attesi.
Al tempo stesso può accadere di dover modificare o sostituire il sistema gestionale senza che ciò impatti sulla funzione di fatturazione.
l servizio Full Invoice fornisce il trattamento completo secondo la normativa vigente delle fatture emesse e ricevute partendo dal loro formato originale.
Ogni qualvolta cambia la normativa il servizio Full Invoice si adegua tempestivamente assicurando la piena adesione alle norme vigenti al momento.
Ogni qualvolta viene modificato o sostituito il sistema gestionale il servizio Full Invoice continua ad accettare i documenti emessi e a recapitare quelli ricevuti.
Il modello di servizio di Full Invoice si basa prevalentemente su intermediari (VAR) dove ogni intermediario ha assegnato un dominio ed eventuali suoi sotto-domini tipicamente se opera tramite partner. Le aziende utenti sono registrate in tali domini e sotto-domini e i loro dati sono rigorosamente segregati per assicurare il massimo di protezione e riservatezza.
L’interfaccia utente (GUI) può essere personalizzata con il logo e i colori di ciascun dominio o sotto-dominio in modo da fornirle una buona caratterizzazione commerciale. In alternativa, l’intermediario può decidere di non utilizzare il portale di Full Invoice ma uno proprio, potendo contare su un efficiente scambio massivo di file via sFTP o API REST.
L’attivazione standard di un intermediario richiede in media tre giornate lavorative (max 5 giornate) dal momento della sottoscrizione del contratto di rivendita.
Il tariffario applicato all’intermediario per il servizio Full Invoice è un modello pay-per-use (a consumo) basato su una curva dei prezzi con andamento decrescente all’aumentare del numero dei documenti processati nel corso dell’anno per ciascuna delle aziende utenti di quel intermediario. È anche possibile acquistare lotti prepagati scontati.
Le fatture indirizzate ad aziende, professionisti o privati devono obbligatoriamente riportare, salvo eccezione di cui alla FAQ D03, il Codice Destinatario (canale di recapito scelto dal cliente, codice lungo 7 caratteri) o l’indirizzo PEC di destinazione (con Codice Destinatario 0000000). Le fatture indirizzate alla Pubblica Amministrazione devono invece riportare il Codice Ufficio dell’Indice PA (codice lungo 6 caratteri) nel campo Codice Destinatario. È possibile che più partite IVA abbiano lo stesso Codice Destinatario, mentre il Codice Ufficio è univoco.
Posso comunicare ai miei fornitori il mio indirizzo di recapito, o in forma di Codice Destinatario oppure in forma di mio indirizzo PEC dedicato alla ricezione delle fatture da SDI. Oppure posso andare sul sito dell’Agenzia delle Entrate e registrare una volta per tutte il mio Codice Destinatario oppure il mio indirizzo PEC: questa dichiarazione prevale su qualunque informazione sia riportata sulla fattura. Se però voglio poter ricevere la fattura su diversi Codici Destinatario o diverse PEC (ad esempio, per diversi uffici amministrativi) la dichiarazione non si può fare e occorre indicare quello giusto su ciascuna fattura.
Sì, è un servizio a pagamento (canone annuo). Se un utente del servizio Full Invoice desidera distribuire le fatture ricevute fra diverse sue unità amministrative SATA gli può mettere a disposizione altrettanti Codici Destinatario che dovranno essere riportati nelle rispettive fatture. Naturalmente, non è consentito registrarli sul sito dell’Agenzia delle Entrate.
il Codice Destinatario è XXXXXXX (sette volte X). Per i paesi UE la partita IVA esiste sempre e va specificata con il prefisso del codice paese (ISO 3166-1 alpha-2 code). Per i paesi extra-UE la convenzione per la partita IVA è: EXTRAxxxxxx (stringa di 11 caratteri) dove xxxxxx è una stringa di sei caratteri a scelta dell’emittente non necessariamente univoca.
il Codice Destinatario è XXXXXXX (sette volte X). Per i paesi UE la partita IVA esiste sempre e va specificata con il prefisso del codice paese (ISO 3166-1 alpha-2 code). Per i paesi extra-UE la convenzione per la partita IVA è: Codice paese + Valore, dove codice Paese è ISO 3166-1 alpha-2 code e Valore è una stringa lunga al massimo 28 caratteri.
Posso utilizzare diverse modalità, dalla compilazione manuale di una form (per poche fatture) all’invio come allegati di eMail inviate a un preciso indirizzo PEC, dal rilascio delle fatture in proprie cartelle SFTP sincronizzate con Full Invoice all’invocazione di API REST esposte dal servizio da parte del gestionale. Le fatture emesse possono essere già in formato XML-SDI oppure in un formato strutturato proprietario o, infine, in forma di file PDF.
Dovranno essere fornire le specifiche tecniche di quel formato, e un campione di fatture originali, in modo che il servizio Full Invoice possa realizzare e collaudare il connettore che trasformerà automaticamente tali fatture nel formato XML-SDI (vedi X01).
Il back-office di Full Invoice creerà il modello (template) del documento, che sarà utilizzato per estrarre i contenuti di quel layout e comporre il formato XML-SDI. Ciascun template è associato a una partita IVA, e una partita IVA può avere più template qualora emetta fatture di forma diversa. Il PDF vettoriale (nativo, da stampante virtuale) consente un’estrazione dei contenuti completa e corretta sul 100% delle fatture a meno che non siano presenti errori all’origine. Il PDF immagine (da scanner o da fax) richiede una pre-elaborazione tramite OCR il cui output viene interpretato con una buona percentuale di successo, tipicamente il 75% delle fatture ottiene un’estrazione dei contenuti completa e corretta, nel restante 25% le fatture vengono mandate “in verifica” e l’utente accederà all’interfaccia di Full Invoice per la loro correzione manuale.
Il servizio Full Invoice invia a SDI solo documenti corretti e a tale scopo esegue, prima del loro invio, un’approfondita validazione delle fatture XML-SDI comprese quelle fornite già in quel formato. La validazione comprende una serie di controlli sintattici, semantici, logici e algebrici. L’unico controllo che non è possibile effettuare è se la partita IVA del destinatario sia corretta e valida. Ogni documento che non supera il controllo viene scartato e, come detto, non va a SDI mentre una notifica viene inviata all’emittente.
Se l’emittente non ha già predisposto il formato XML-SDI, dovrà inviare al servizio Full Invoice fattura e allegati, ad esempio in un pacchetto zip con una specifica naming convention che li collega distinguendo il documento principale dagli altri. Il servizio provvede quindi a generare automaticamente il file XML-SDI con inseriti gli allegati in encoding base 64 come da specifiche tecniche. Lo stesso tipo di encoding è utilizzato per inserire nel file XML-SDI l’eventuale fattura originale se essa era in formato PDF.
Una volta che le fatture sono state validate, il servizio Full Invoice vi appone la firma digitale e le trasmette a SDI tramite il canale SFTP di SATA accreditato presso lo stesso SDI. Per la firma digitale si serve di un servizio di firma massiva (dispositivo HSM) che appone le firme con un certificato intestato a SATA.
Le notifiche possono essere quella di scarto (qualora la fattura risulti sbagliata rispetto ai controlli di correttezza), quelle di avvenuto o mancato recapito (consegna) al destinatario, e nel caso B2G, quella di accettazione o rifiuto da parte del destinatario oppure di decorrenza dei termini per rispondere. Il servizio Full Invoice intercetta le notifiche provenienti da SDI per conto dell’emittente e le riconcilia con le corrispondenti fatture.
Il servizio Full Invoice mette a disposizione una funzione di monitoraggio (monitor) che permette all’emittente di controllare in una schermata, con l’eventuale applicazione di filtri e criteri di ordinamento, tutte le fatture inviate a SDI incluse le estere, e il loro stato. Di ogni fattura il monitor mostra i principali metadati (indici) e lo stato d’avanzamento del processo, sia rispetto ai rapporti con SDI sia nella fase di invio in conservazione; inoltre cliccando sulla singola fattura si visualizzano i suoi dettagli.
Il servizio Full Invoice intercetta le fatture provenienti da SDI identificate da uno dei suoi Codici di Destinazione, le smista nelle aree di lavoro riservate a ciascun cliente, ne estrae i metadati (indici) e da quel momento ogni cliente le potrà visualizzare sul proprio monitor (vedi R02), assieme agli eventuali allegati. Le fatture ricevute non sono accompagnate da notifiche.
Il servizio Full Invoice mette a disposizione una funzione di monitoraggio (monitor) che permette al ricevente di controllare in una schermata, con l’eventuale applicazione di filtri e criteri di ordinamento, tutte le fatture ricevute da SDI e le fatture estere processate, e il loro stato. Di ogni fattura il monitor mostra i principali metadati (indici) e lo stato d’avanzamento del processo, sia rispetto ai rapporti con SDI sia nella fase di invio in conservazione; inoltre cliccando sulla singola fattura si visualizzano ai suoi dettagli.
Sì, è un servizio a pagamento (opzione Plus). È necessario fornire le specifiche tecniche che consentano al servizio di realizzare il connettore che le converte in formato XML-SDI. Come canale, tali fatture devono essere inviate a Full Invoice tramite sFTP.
Sì, è un servizio a pagamento (opzione Plus). È necessario fornire le specifiche tecniche che consentano al servizio di realizzare il connettore che le converte dal formato XML-SDI. Come canale, tali fatture possono essere acquisite dal gestionale tramite sFTP.
Il servizio Full Invoice considera standard il formato XML-SDI e anche quelli (UBL 2.1 e Edifact/CII) scelti dalla UE per la fatturazione elettronica Europea. Pertanto l’import/export di fatture in tali formati è previsto e, a differenza dei formati proprietari, non dà luogo a costi aggiuntivi. Lo scambio di documenti avviene sempre tramite canale sFTP.
Il servizio Full Invoice manda in conservazione a norma tutte le fatture che gli sono affidate, attive e passive. La conservazione è affidata a uno dei conservatori accreditati AgID di cui si serve SATA, prevalentemente a Credemtel.
Le fatture attive sono mandate in conservazione nel momento in cui è terminato il loro ciclo di vita per quanto riguarda i rapporti con SDI. In questo modo è possibile inserire nel singolo pacchetto di versamento anche le notifiche ricevute.
Le fatture passive sono inviate in conservazione, salvo eccezioni (vedi C04), al momento della ricezione da SDI.
Sì, è un servizio a pagamento. Le fatture passive possono restano parcheggiate finché l’utente stesso non avrà procurato il numero e la data del protocollo IVA (tramite uno specifico file Excel) mettendo il servizio Full Invoice nella condizione di integrarli nella fattura e quindi di mandarla in conservazione.
No, il costo della conservazione è già incluso nelle tariffe del servizio Full Invoice, e copre la conservazione di ciascun documento per i 10 anni stabiliti dalla normativa.
SATA apre la posizione di ogni utente Full Invoice presso il conservatore, il sistema di conservazione produce le credenziali per l’utente (usid, pswd) che SATA gli trasferisce. Da quel momento SATA, tramite Full Invoice, si limita a inviare in conservazione i documenti dell’utente, mentre questi è libero e autonomo nell’accedere ai suoi documenti conservati.
Nel rispetto della norma, ogni conservatore prevede una modalità di accesso ai documenti conservati attraverso una piattaforma web, che quindi non richiede installazione, per l’intera durata della conservazione.
Il servizio Full Invoice EU assicura il trattamento completo delle fatture inviate e ricevute sulla rete Peppol nei formati standard Europei.
Scopri di più
Il servizio DDE assicura l’estrazione di tutti i contenuti dei tipici documenti di business, vale a dire ordini, conferme d’ordine, ecc.
Scopri di più
Il servizio ODE (OtherDocExtraction) assicura l’estrazione dei contenuti d’interesse da documenti PDF diversi da quelli di business trattati da DDE.
Scopri di più
Qualunque gestionale dei fornitori della sanità è in grado di emettere DDT in formato PDF, e Full NSO Peppol consente di estrarne tutti i contenuti.
Scopri di più
Il servizio Full NSO Peppol assicura il trattamento completo degli ordini secondo la normativa vigente in materia di acquisti pubblici in rete.
Scopri di più