Il servizio Full Invoice EU assicura il trattamento completo delle fatture inviate e ricevute sulla rete Peppol nei formati standard Europei.
Il servizio Full Invoice EU assicura il trattamento completo delle fatture inviate e ricevute sulla rete Peppol nei formati standard Europei.
Il servizio Full Invoice EU è automatico e comprende l’acquisizione dei documenti originali, la scelta di UBL 2.1 (equivalente a Peppol 3.0) come formato di riferimento, la trasformazione di documenti Pdf in UBL 2.1, la conversione dei formati custom in UBL 2.1, l’invio dei documenti UBL 2.1, la ricezione dei documenti UBL 2.1 e CII, su richiesta la conservazione a norma.
Le fatture Pdf sono quelle emesse dai gestionali delle aziende utenti, che quindi non subiscono modifiche. Esse sono automaticamente trasformate dal servizio Full Invoice EU nel formato UBL 2.1 grazie ai modelli (template) realizzati dallo stesso servizio. Si noti anche che il servizio mette a disposizione la traduzione tra UBL 2.1 e XML-SdI in entrambe le direzioni.
Il trattamento delle fatture avviene in cloud, quindi fuori dal sistema gestionale esistente, che può comunque importare i risultati del trattamento anche in formato custom. Il servizio Full Invoice EU si interpone perciò fra il gestionale e il mondo esterno.
SATA offre il servizio Full Invoice EU dal 2020 e garantisce alle decine di migliaia di aziende utenti l’adeguamento tempestivo del servizio all’evoluzione della normativa.
Qualunque gestionale è in grado di emettere le fatture come documenti Pdf, e Full Invoice EU è in grado di estrarre tutti i contenuti da una fattura Pdf (testata, corpo, riferimenti, piede) e di usare tali contenuti per generare il formato elettronico richiesto.
Nel caso di fatture Pdf native (testuali) l’efficacia dell’estrazione è del 100% mentre se sono ottenute da scan (immagine) di documenti cartacei nel 75% circa dei casi vengono convertite senza problemi e nel restante 25% occorre intervenire manualmente per completare i dati.
Ancora per vari anni non ci sarà l’obbligo di fatturazione elettronica EU B2B e B2C. Pertanto il volume di fatture da scambiare nei formati Europei sarà in genere molto limitato rispetto a quello delle fatture italiane. Questo è un evidente disincentivo per l’azienda utente ad adattare il proprio gestionale a gestire nativamente i formati Europei, è molto più conveniente un servizio esterno di estrazione da Pdf già pronto all’uso e molto facile da interfacciare.
I formati standard Europei ammettono delle personalizzazioni per Stato/settore chiamati CIUS. L’Italia ha il proprio CIUS, Peppol 3.0 è un CIUS (molto aderente all’originale), XRechnung è un CIUS tedesco. È il Paese del ricevente che determina il CIUS da utilizzare. Il censimento e l’evoluzione dei CIUS sono ancora nelle fasi iniziali, ed è molto conveniente per l’azienda utente potersene sostanzialmente disinteressare lasciando al servizio definizione dei template dei documenti Pdf in uso nei vari Paesi.
L’attivazione standard di un cliente Full Invoice EU richiede in media 48 ore di tempo solare, con un massimo di 72 ore. Nel caso di fatture Pdf è consigliato di inviare preventivamente un campione dei una decina di fatture per facilitare la messa a punto del template.
Nel caso infine di conversione da/verso un formato custom l’azienda utente è contattata dal back-office per acquisire il formato custom e concordare il canale di scambio.
È del tutto plausibile che la normativa della fatturazione elettronica a livello Europeo e di singolo stato evolva significativamente nei prossimi anni.
Al tempo stesso può accadere di dover modificare o sostituire il sistema gestionale senza che ciò impatti sulla funzione di fatturazione.
Il servizio Full Invoice EU introduce un netto disaccoppiamento fra le funzioni aziendali e il resto del mondo, quello che emette e riceve le nostre fatture:
Ogni qualvolta cambia la normativa il servizio Full Invoice EU si adegua tempestivamente assicurando la piena adesione alle norme vigenti al momento.
Ogni qualvolta viene modificato o sostituito il sistema gestionale il servizio Full Invoice EU continua ad accettare i documenti emessi e a recapitare quelli ricevuti.
Il modello di servizio di Full Invoice EU si basa prevalentemente su intermediari (VAR) dove ogni intermediario ha assegnato un dominio ed eventuali suoi sotto-domini ad esempio se opera tramite partner. Le aziende utenti sono registrate in tali domini e sotto-domini e i loro dati sono rigorosamente segregati per assicurare il massimo di protezione e riservatezza.
L’interfaccia utente (GUI) può essere personalizzata con il logo e i colori di ciascun dominio o sotto-dominio in modo da fornirle una buona caratterizzazione commerciale. In alternativa, l’intermediario può decidere di non utilizzare il portale di Full Invoice EU ma uno proprio, potendo contare su un efficiente scambio massivo di file via sFTP o API REST.
L’attivazione standard di un intermediario richiede in media tre giornate lavorative (max 5 giornate) dal momento della sottoscrizione del contratto di rivendita.
Il tariffario applicato all’intermediario per il servizio Full Invoice EU è un modello pay-per-use (a consumo) basato su una curva dei prezzi con andamento decrescente all’aumentare del numero dei documenti processati nel corso dell’anno per ciascuna delle aziende utenti di quel intermediario. È anche possibile acquistare lotti prepagati scontati.
Le fatture indirizzate a enti pubblici o aziende e recapitate tramite la rete Peppol devono riportare obbligatoriamente il Peppol-ID del destinatario. Nel caso in cui le fatture originali siano in formato Pdf va riportato in una qualunque posizione della testata o del piede tale Peppol-ID, con un’etichetta riconoscibile in modo da poter estrarre il campo in modo non ambiguo. Nel caso in cui le fatture originali siano XML-SDI la soluzione standard è inserire il Peppol-ID nel campo Riferimento amministrazione. Nel caso in cui le fatture originali siano un formato strutturato custom il Peppol-ID deve essere presente in un campo da cui il connettore custom potrà prelevarlo.
Un Peppol-ID è l’identificativo univoco sulla rete Peppol di una persona fisica o giuridica che intende scambiare documenti con le Strutture Sanitarie. Il Peppol-ID può rimanere lo stesso se il soggetto cambia il provider del servizio, ma deve obbligatoriamente avvenire la de-registrazione dall’SMP del provider che viene lasciato e la registrazione sull’SMP del nuovo provider. In questo caso basta decidere un intervallo temporale di una decina di minuti in cui il provider precedente effettua le de-registrazione dal proprio SMP e Full Invoice EU procede alla registrazione sul proprio SMP.
In generale no, il Peppol-ID è un identificatore univoco di una entità legale, infatti è nella forma di <0210: codice fiscale> o <0211:partita IVAconIT>. Le aziende utenti sono registrate sull’SMP (indirizzario della rete Peppol) di SATA con la partita IVA, fa eccezione il caso di aziende appartenenti allo stesso gruppo IVA che vengono registrate tramite codice fiscale.
Per i paesi UE la partita IVA esiste sempre e va specificata con il prefisso del codice paese (ISO 3166-1 alpha-2 code). Per i paesi extra-UE, se la fattura originale ha un formato strutturato la convenzione per la partita IVA è: Codice paese + Valore, dove codice Paese è ISO 3166-1 alpha-2 code e Valore è una stringa lunga al massimo 28 caratteri. Invece se la fattura originale è Pdf la convenzione per la partita IVA è: EXTRAxxxxxx (stringa di 11 caratteri) dove xxxxxx è una stringa di sei caratteri a scelta dell’emittente non necessariamente univoca.
Posso utilizzare diverse modalità, dalla compilazione manuale di una form (per poche fatture) all’invio come allegati di eMail inviate a un preciso indirizzo PEC, dal rilascio delle fatture in proprie cartelle SFTP sincronizzate con Full Invoice EU all’invocazione di API REST esposte dal servizio da parte del gestionale. Le fatture emesse possono essere già in formato Peppol 3.0 oppure in un formato strutturato proprietario o, infine, in forma di file Pdf.
Dovranno essere fornire le specifiche tecniche di quel formato, e un campione di fatture originali, in modo che il servizio Full Invoice possa realizzare e collaudare il connettore che trasformerà automaticamente tali fatture nel formato Peppol 3.0 (vedi X01).
Il back-office di Full Invoice EU creerà il modello (template) del documento, che sarà utilizzato per estrarre i contenuti di quel layout e comporre il formato Peppol 3.0. Ciascun template è associato a una partita IVA, e una partita IVA può avere più template qualora emetta fatture di forma diversa. Il Pdf vettoriale (nativo, da stampante virtuale) consente un’estrazione dei contenuti completa e corretta sul 100% delle fatture a meno che non siano presenti errori all’origine. Il Pdf immagine (da scanner o da fax) richiede una pre-elaborazione tramite OCR il cui output viene interpretato con una buona percentuale di successo, tipicamente il 75% delle fatture ottiene un’estrazione dei contenuti completa e corretta, nel restante 25% le fatture vengono mandate “in verifica” e l’utente accederà all’interfaccia di Full Invoice per la loro correzione manuale.
Il servizio Full Invoice EU invia alla rete Peppol solo documenti corretti e a tale scopo esegue, prima del loro invio, un’approfondita validazione delle fatture Peppol 3.0 comprese quelle fornite già in quel formato. La validazione comprende una serie di controlli sintattici, semantici, logici e algebrici. Ogni documento che non supera il controllo viene scartato e, come detto, non viene trasmesso al destinatario mentre una notifica viene inviata all’emittente.
Se l’emittente non ha già predisposto il formato Peppol 3.0, dovrà inviare al servizio Full Invoice EU fattura e allegati, in un pacchetto zip con una specifica naming convention che li collega distinguendo il documento principale dagli altri. Il servizio provvede quindi a generare automaticamente il file XML-SDI con inseriti gli allegati in encoding base 64 come da specifiche tecniche. Lo stesso tipo di encoding è utilizzato per inserire nel Peppol 3.0 l’eventuale fattura originale se essa era in formato Pdf.
Una volta che le fatture sono state validate, il servizio Full Invoice EU e le trasmette alla rete Peppol attraverso il proprio Access Point accreditato. Non è prevista l’apposizione della firma digitale. Per ulteriori dettagli si veda https://peppol.agid.gov.it/it/approfondimenti/ordine-elettronico/
Non esistono notifiche simili a quelle (ricevuta consegna/mancata consegna) di SDI. È possibile rilevare se al momento dello scambio del messaggio tra due Access Point il ricevente non funziona. Come per gli ordini esiste un documento OrderResponse, così per le fatture esiste a InvoiceResponse, facoltativa, che può informare il fornitore dell’accettazione o meno della fattura da parte del cliente, analogamente a quanto avviene per le fatture alla PA italiane.
I servizi Full Invoice e Full Invoice EU sono distinti, nel senso che è possibile utilizzare solo uno dei due. Nel caso si vogliano utilizzare entrambi i servizi è possibile inviare la fattura a Full Invoice, assicurandosi che contenga il Peppol-ID del destinatario, e utilizzare uno specifico connettore che la traduca nel formato Peppol 3.0 e la metta a disposizioni di Full Invoice EU. Il costo di trattamento del documento è la somma dei costi dei due servizi.
Il servizio Full Invoice EU mette a disposizione una funzione di monitoraggio (monitor) che permette all’emittente di controllare in una schermata, con l’eventuale applicazione di filtri e criteri di ordinamento, tutte le fatture inviate alla rete Peppol, e il loro stato. Di ogni fattura il monitor mostra i principali metadati (indici) e lo stato d’avanzamento del processo, sia rispetto ai rapporti con SDI sia nella fase di invio in conservazione; inoltre cliccando sulla singola fattura si visualizzano i suoi dettagli.
Il servizio Full Invoice EU intercetta le fatture provenienti dalla rete Peppol tramite il proprio Access Point (o altri Access Point sempre gestiti da SATA), le smista nelle aree di lavoro riservate a ciascun cliente, ne estrae i metadati (indici) e da quel momento ogni cliente le potrà visualizzare sul proprio monitor (vedi R02), assieme agli eventuali allegati. Le fatture ricevute non sono accompagnate da notifiche.
È possibile ricevere tramite l’Access Point le fatture CII e scaricarle, in modo interattivo o via sFTP nel formato originale o in Pdf ottenuto applicando il foglio di stile standard.
Il servizio Full Invoice EU mette a disposizione una funzione di monitoraggio (monitor) che permette al ricevente di controllare in una schermata, con l’eventuale applicazione di filtri e criteri di ordinamento, tutte le fatture ricevute da Peppol e le fatture estere processate, e il loro stato. Di ogni fattura il monitor mostra i principali metadati (indici) e lo stato d’avanzamento del processo, sia rispetto ai rapporti con la rete Peppol sia nella fase di invio in conservazione; inoltre cliccando sulla singola fattura si visualizzano i suoi dettagli. Nel caso si utilizzino sia FullInvoice che Full Invoice EU sulle stesse fatture, ogni servizio avrà una propria anagrafica che interagisce rispettivamente con SDI e con la rete Peppol, gli utenti potranno essere associati ad entrambe le anagrafiche per avere una visione di insieme o a una sola delle due per avere due visioni disgiunte dei flussi italiani ed esteri.
Sì, è un servizio a pagamento (opzione Plus). È necessario fornire le specifiche tecniche che consentano al servizio di realizzare il connettore che le converte in formato Peppol 3.0. Come canale, tali fatture devono essere inviate a Full Invoice tramite sFTP.
Sì, è un servizio a pagamento (opzione Plus). È necessario fornire le specifiche tecniche che consentano al servizio di realizzare il connettore che le converte dal formato Peppol 3.0. Come canale, tali fatture possono essere acquisite dal gestionale tramite sFTP.
Il servizio Full Invoice EU considera standard anche il formato XML-SDI oltre a quelli (UBL 2.1 e Edifact/CII) scelti dalla UE per la fatturazione elettronica Europea. Pertanto l’import/export di fatture in tale formato è previsto e, a differenza dei formati proprietari, non dà luogo a costi aggiuntivi. Lo scambio di documenti avviene sempre tramite canale sFTP.
Il servizio Full Invoice EU non prevede la conservazione, ma questo servizio può essere aggiunto con un costo extra. La conservazione è affidata a uno dei conservatori accreditati AgID di cui si serve SATA, prevalentemente a Credemtel.
Rispettivamente nel momento in cui sono inviate all’Access Point o ricevute dallo stesso.
Sì, è un servizio a pagamento. Le fatture passive restano parcheggiate finché l’utente stesso non avrà procurato il numero e la data del protocollo IVA (tramite uno specifico file Excel) mettendo il servizio Full Invoice nella condizione di integrarli nella fattura e quindi di mandarla in conservazione.
No, il costo della conservazione è già incluso nelle tariffe del servizio Full Invoice, e copre la conservazione di ciascun documento per i 10 anni stabiliti dalla normativa.
SATA apre la posizione di ogni utente Full Invoice presso il conservatore, il sistema di conservazione produce le credenziali per l’utente (usid, pswd) che SATA gli trasferisce. Da quel momento SATA, tramite Full Invoice, si limita a inviare in conservazione i documenti dell’utente, mentre questi è libero e autonomo nell’accedere ai suoi documenti conservati.
Nel rispetto della norma, ogni conservatore prevede una modalità di accesso ai documenti conservati attraverso una piattaforma web, che quindi non richiede installazione, per l’intera durata della conservazione.
Nel rispetto della norma, ogni conservatore prevede una modalità di accesso ai documenti conservati attraverso una piattaforma web, che quindi non richiede installazione, per l’intera durata della conservazione.
Il servizio Full Invoice fornisce il trattamento completo secondo la normativa vigente delle fatture emesse e ricevute partendo dal loro formato originale.
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Il servizio DDE assicura l’estrazione di tutti i contenuti dei tipici documenti di business, vale a dire ordini, conferme d’ordine, ecc.
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Il servizio ODE (OtherDocExtraction) assicura l’estrazione dei contenuti d’interesse da documenti PDF diversi da quelli di business trattati da DDE.
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Qualunque gestionale dei fornitori della sanità è in grado di emettere DDT in formato PDF, e Full NSO Peppol consente di estrarne tutti i contenuti.
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Il servizio Full NSO Peppol assicura il trattamento completo degli ordini secondo la normativa vigente in materia di acquisti pubblici in rete.
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