Ordini per sanità – NSO

Il servizio Full NSO Peppol assicura il trattamento completo degli ordini secondo la normativa vigente in materia di acquisti pubblici in rete che utilizza il cosiddetto Nodo Smistamento Ordini (NSO-MEF).

In particolare:
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Il servizio Full NSO Peppol è orientato ai fornitori della sanità e tratta automaticamente la ricezione di ordini semplici e ordini con risposta, l’emissione di ordini pre-concordati e l’invio di risposte ove previsto. Tutto questo nei formati Peppol previsti dalla normativa e traducendo, se serve, gli ordini pre-concordati da Pdf o da formati proprietari.

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Il servizio Full NSO Peppol dispone di un proprio Access Point (AP) Peppol su cui registra ciascuna azienda utente assegnandole il proprio Peppol-ID che dovrà essere comunicato ai clienti affinché lo inseriscano negli ordini. A quel punto l’azienda utente è abilitata a operare secondo la normativa.

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Il trattamento degli ordini avviene in cloud, quindi fuori dal sistema gestionale esistente, che può comunque importare i risultati del trattamento anche in formato custom. Il servizio Full NSO Peppol si interpone perciò fra il gestionale e il mondo esterno.

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SATA offre il servizio Full NSO Peppol dal 2020 e garantisce ad alcune migliaia di aziende utenti l’adeguamento tempestivo del servizio all’evoluzione della normativa.

FATTORI DISTINTIVI

Noi amiamo il Pdf!

Qualunque gestionale dei fornitori della sanità è in grado di emettere ordini pre-concordati Pdf, e Full NSO Peppol è in grado di estrarne tutti i contenuti (testata, corpo, riferimenti, piede) e di usare tali contenuti per generare il formato elettronico richiesto.

Nel caso di ordini Pdf nativi (testuali) l’efficacia dell’estrazione è del 100% mentre se sono ottenuti da scan (immagine) di documenti cartacei nel 75% circa dei casi vengono convertiti senza problemi e nel restante 25% occorre intervenire manualmente per completare i dati.

Il servizio Full NSO Peppol è utile e conveniente per fornitori della sanità di qualunque dimensione e risulta particolarmente vantaggioso per le seguenti categorie:

Aziende di piccole dimensioni, dotate di un sistema gestionale spesso obsoleto che non vogliono o non possono modificare o sostituire. A loro conviene continuare a emettere ordini pre-concordati nel normale formato Pdf affidando al servizio Full NSO Peppol il compito di tradurli.

Aziende di maggiori dimensioni, dotate di sistemi gestionali di un certo livello che però non intendono modificare per adeguarli alla normativa preferendo il ricorso a un servizio come Full NSO Peppol che consente di essere immediatamente allineati.

ATTIVAZIONE RAPIDA

L’attivazione standard di un’azienda utente di Full NSO Peppol richiede in media 24 ore di tempo solare, con un massimo di 48 ore:

  • Nel caso di ordini pre-concordati Pdf è consigliato di inviare preventivamente un campione di una decina di documenti per facilitare la messa a punto del template.
  • Nel caso infine di conversione da/verso un formato custom l’azienda utente è contattata dal back-office per acquisire il formato custom e concordare il canale di scambio.

A causa della sua criticità, la normativa sulla ordinazione elettronica è suscettibile di cambiamenti che possono anche essere importanti. Al tempo stesso può accadere di dover modificare o sostituire il sistema gestionale senza che ciò impatti sulla funzione di ordinazione.

Il servizio Full NSO Peppol introduce un netto disaccoppiamento fra le funzioni aziendali e il resto del mondo, quello che emette e riceve gli ordini come sopra specificato:

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Ogni qualvolta cambia la normativa il servizio Full NSO Peppol si adegua tempestivamente assicurando la piena adesione alle norme vigenti al momento.

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Ogni qualvolta viene modificato o sostituito il sistema gestionale il servizio Full NSO Peppol continua a recapitare i documenti emessi e ad accettare quelli ricevuti.

SOLUZIONE WHITE LABEL

Il modello di servizio di Full NSO Peppol si basa prevalentemente su intermediari (VAR) dove ogni intermediario ha assegnato un dominio ed eventuali suoi sotto-domini ad esempio se opera tramite partner. Le aziende utenti sono registrate in tali domini e sotto-domini e i loro dati sono rigorosamente segregati per assicurare il massimo di protezione e riservatezza.

L’interfaccia utente (GUI) può essere personalizzata con il logo e i colori di ciascun dominio o sotto-dominio in modo da fornirle una buona caratterizzazione commerciale. In alternativa, l’intermediario può decidere di non utilizzare il portale di Full NSO Peppol ma uno proprio, potendo contare su un efficiente scambio massivo di file via sFTP o API REST.

L’attivazione standard di un intermediario richiede in media tre giornate lavorative (max 5 giornate) dal momento della sottoscrizione del contratto di rivendita.

Il tariffario applicato all’intermediario per il servizio Full NSO Peppol è un modello pay-per-use (a consumo) basato su una curva dei prezzi con andamento decrescente all’aumentare del numero dei documenti processati nel corso dell’anno per ciascuna delle aziende utenti di quell’intermediario. È anche possibile acquistare lotti prepagati scontati.

FAQ

Identificazione del fornitore

L’utilizzo del servizio Full NSO Peppol presuppone la registrazione dell’azienda utente sulla rete Peppol, e la conseguente attribuzione di un Peppol-ID nella forma 0211:ITpartitaIVA (fino al 17/05/2021 ammissibile anche 9906:ITpartitaIVA). È questo Peppol-ID l’identificativo univoco che va comunicato alla Struttura Sanitaria.

Un Peppol-ID è l’identificativo univoco sulla rete Peppol di una persona fisica o giuridica che intende scambiare documenti con le Strutture Sanitarie. Il Peppol-ID può rimanere lo stesso se il soggetto cambia il provider del servizio, ma deve obbligatoriamente avvenire la de-registrazione dall’SMP del provider che viene lasciato e la registrazione sull’SMP del nuovo provider. In questo caso basta decidere un intervallo temporale di una decina di minuti in cui il provider precedente effettua le de-registrazione dal proprio SMP e Full NSO Peppol procede alla registrazione sul proprio SMP.

Un NSO-ID è l’identificativo univoco sulla rete NSO di una persona fisica o giuridica che intende scambiare documenti con le Strutture Sanitarie. Chi utilizza il servizio Full NSO Peppol ha assegnato un Peppol-ID e perciò non ha bisogno di un NSO-ID essendo i due ID alternativi e perfettamente equivalenti.

Se la Struttura Sanitaria conosce la PEC del destinatario ma non il suo Peppol-ID o NSO-ID, può utilizzare la PEC per inviare l’ordine, ma ciò vale solo per gli ordini inviati dalla Struttura Sanitaria, non per quelli ricevuti (es. ordini pre- concordati). Quindi questa modalità è sconsigliata.

Ricezione degli ordini

Il servizio Full NSO Peppol intercetta gli ordini provenienti direttamente dalle Struttura Sanitarie registrate sulla rete Peppol, o tramite NSO per quelle registrate sulla rete NSO. Il servizio smista gli ordini nelle aree di lavoro riservate a ciascuna azienda utente, ne estrae i metadati (indici) e da quel momento ogni azienda utente li potrà visualizzare sul proprio monitor (vedi R06), assieme agli eventuali allegati. Il servizio può ricevere ordini di altri clienti in formato Peppol e tramite la rete Peppol.

No, la PCC (Piattaforma dei Crediti Commerciali) può essere utilizzata solo da chi ha le opportune credenziali per visualizzare lo stato degli ordini e di tutti i documenti a essi correlati, quali fatture, pagamenti e in futuro DDT. La PCC non è pensata per ricevere ordini, renderli in formati strutturati e non, comporre e inviare risposte, inviare ordini.

Il servizio Full NSO Peppol offre una funzione di monitoraggio (monitor) che permette al ricevente di controllare in una schermata, con l’eventuale applicazione di filtri e criteri di ordinamento, tutti gli ordini ricevuti dalle Strutture Sanitarie e da eventuali altri clienti, e il loro stato. Di ogni ordine il monitor mostra i principali metadati (indici) e lo stato d’avanzamento del processo, sia rispetto ai rapporti con la Struttura Sanitaria (per gli ordini con risposta) sia nella eventuale fase di invio in conservazione; inoltre cliccando sul singolo ordine si visualizzano i suoi dettagli.

La Struttura Sanitaria può inviare un nuovo ordine che fa riferimento al precedente e che lo sostituisce integralmente (ordine di sostituzione o order change). In nessun caso può modificare l’ordine originale.

La Struttura Sanitaria può inviare un nuovo ordine che fa riferimento al precedente e che lo cancella integralmente (ordine di revoca o order cancellation). In nessun caso può modificare l’ordine originale.

Nell’ordine Peppol è possibile inserire un riferimento di testata, che vale per tutte le righe dell’ordine, o di riga, che vale solo per quella particolare riga. Il riferimento a un altro ordine è sempre composto da tre elementi: (1) Numero dell’ordine; (2) Data dell’ordine; (3) Identificativo (Codice Ufficio per Struttura sanitaria e PIVA per soggetti privati) dell’emittente dell’ordine.

È la terna composta dai seguenti elementi: (1) Numero dell’ordine; (2) Data dell’ordine; (3) Identificativo (Codice Ufficio per Struttura sanitaria e PIVA per soggetti privati) dell’emittente dell’ordine.

Il servizio Full NSO Peppol rende visibile il tipo di processo attivato dalla Struttura Sanitaria, che può essere ordinazione semplice (order only) o ordinazione completa (ordering). Nel primo caso non sono ammesse risposte strutturate, nel secondo caso sì. La risposta in formato strutturato non è al momento obbligatoria, ma consigliata.

Il servizio Full NSO Peppol mette a disposizione una web-form per compilare la risposta a un ordine nel processo di ordinazione completa. La risposta può essere accettazione totale, rifiuto totale e accettazione con modifiche, ovvero aggiunta di righe, cancellazione di righe, modifica di righe. Oppure posso inviare al servizio la risposta già nel formato Peppol (order response).

Al momento non esistono prescrizioni in merito, se non che naturalmente la risposta deve arrivare prima che l’ordine sia completamente consegnato.

L’ordine di riscontro è un nuovo ordine emesso dalla Struttura Sanitaria dopo aver ricevuto una risposta con modifiche (oppure un ordine pre-concordato). L’ordine riporta necessariamente la tripletta di identificazione della risposta (o dell’ordine pre-concordato) che la Struttura Sanitaria intende accettare, rifiutare o modificare.

In caso di accettazione della risposta con modifiche la Struttura Sanitaria non è tenuta a emettere l’ordine di riscontro per conferma. Invece in caso di rifiuto della risposta l’ordine di riscontro è necessario, e può essere sia un ordine di revoca (quindi l’ordine è cancellato) o un ordine di modifica, che tiene liberamente conto della precedente risposta.

Emissione degli ordini

Devo emettere un ordine pre-concordato (order agreement), inviarlo a NSO per la validazione preliminare con la Banca Dati dei Contratti Pubblici e se tutto va bene inviarlo alla Struttura Sanitaria, se possibile inserendo come allegato il documento di autorizzazione ricevuto dalla Struttura Sanitaria. Tutte queste attività sono pienamente supportare dal servizio Full NSO Peppol.

La Struttura Sanitaria avrà sicuramente un Peppol-ID o un NSO-ID, quindi nel caso questo non fosse riportato nel documento autorizzativo sarà sufficiente chiederlo.

Il servizio Full NSO Peppol mette a disposizione sia una web-form per compilare l’ordine pre-concordato, inserendo gli eventuali allegati, sia una funzione di traduzione da Pdf che genera in automatico il formato Peppol corrispondente.

Il servizio Full NSO Peppol invia alla Struttura Sanitaria, direttamente o tramite NSO, solo documenti corretti e a tale scopo esegue, prima del loro invio, un’approfondita validazione degli ordini Peppol compresi quelli forniti già in quel formato. La validazione comprende una serie di controlli sintattici, semantici, logici e algebrici. Ogni documento che non supera il controllo viene scartato e, come detto, non va al destinatario mentre una notifica viene inviata all’emittente.

Questo è un processo del tutto automatico assicurato dal servizio Full NSO Peppol. Se la Struttura Sanitaria ha un Peppol-ID, il servizio invia l’ordine a NSO per la validazione preliminare, e una volta ottenuta provvede autonomamente all’inoltro sulla rete Peppol. Invece se la Struttura Sanitaria ha un NSO-ID, il servizio invia l’ordine a NSO che provvede sia alla validazione preliminare che all’inoltro sulla rete NSO. La validazione preliminare presso la Banca Dati dei Contratti Pubblici è una condizione necessaria per l’esistenza dell’ordine elettronico. In caso di diniego di questa validazione, l’ordine a tutti gli effetti non esiste.

La mancanza di un ordine di riscontro può essere considerata un silenzio-assenso, anche se si consiglia vivamente di verificare l’accettazione dell’ordine con canali tradizionali. Infatti se la struttura sanitaria non accetta il contenuto dell’ordine pre-concordato, è necessario che invii un ordine di riscontro con un contenuto diverso oppure chieda all’emittente di generare un ordine di modifica coerente con i requisiti fissati dalla Struttura Sanitaria, che faccia esplicito riferimento (tripletta) all’ordine pre-concordato originale.

Se la Struttura Sanitaria ha un Peppol-ID, il servizio invia l’ordine a NSO per la validazione preliminare, e una volta ottenuta provvede autonomamente all’inoltro sulla rete Peppol. Invece se la Struttura Sanitaria ha un NSO-ID, il servizio invia l’ordine a NSO che provvede sia alla validazione preliminare che all’inoltro sulla rete NSO.

Il servizio Full NSO Peppol offre una funzione di monitoraggio (monitor) che permette all’emittente di controllare in una schermata, con l’eventuale applicazione di filtri e criteri di ordinamento, tutti gli ordini pre-concordati inviati alle Strutture Sanitarie e a eventuali altri clienti, e il loro stato. Di ogni ordine il monitor mostra i principali metadati (indici) e lo stato d’avanzamento del processo, anche nella eventuale fase di invio in conservazione; inoltre cliccando sul singolo ordine si visualizzano i suoi dettagli.

Import/export da/verso il gestionale

Sì, è un servizio a pagamento (opzione Gold). È necessario fornire le specifiche tecniche che consentano al servizio di realizzare il connettore che le converte dal formato Peppol. Come canale, tali fatture possono essere acquisite dal gestionale tramite sFTP, strutturando le cartelle come da specifiche pubblicate sul sito.

Sì, è un servizio a pagamento (opzione Gold). Il formato Peppol prevede un numero molto elevato di unità di misura. Le specifiche tecniche NSO ne propongono un sottoinsieme di circa 35, riportato nelle linee guida sintetiche pubblicate sul sito Full NSO Peppol. È possibile realizzare una mappatura tra queste unità di misura e quelle utilizzate dal gestionale in modo da applicarla automaticamente su ogni nuovo ordine ricevuto.

Sì, è un servizio a pagamento (opzione Gold). È necessario fornire le specifiche tecniche che consentano al servizio di realizzare il connettore che li converte nel formato Peppol richiesto. Ciò implica l’acquisto dell’opzione Gold di Full NSO Peppol. Come canale, tali fatture possono essere inviate a Full NSO Peppol tramite sFTP.

Fatturazione a Strutture Sanitarie

In tutte le circostanze in cui l’ordine è previsto, l’art. 3 del D.M. 7/12/2018 obbliga il fornitore a citare in fattura l’ordine (o gli ordini) di riferimento, pena la non liquidabilità della fattura stessa. La piattaforma dei crediti commerciali PCC consente infatti la tracciabilità competa dall’ordine ai pagamenti.

Ogni ordine citato in fattura è identificato dalla sua tripletta, ovvero: (1) Numero dell’ordine; (2) Data dell’ordine; (3) Identificativo (Codice Ufficio per Struttura sanitaria e PIVA per soggetti privati) dell’emittente dell’ordine. Se l’ordine è uno solo, va specificato in fattura come riferimento globale. Se gli ordini sono più di uno, vanno indicate in fattura le singole righe a cui si riferiscono.

Bisogna sempre identificare l’ordine con la tripletta in cui il terzo elemento è l’identificativo del soggetto ordinante, anche se diverso dal destinatario della fattura.

Conservazione a norma

Non è obbligatoria ma consigliata. Il servizio Full NSO Peppol la effettua su richiesta, e l’affida a uno dei conservatori accreditati AgID di cui si serve SATA, tipicamente Credemtel; l’utilizzazione della conservazione comporta il pagamento del costo extra corrispondente.

Gli ordini ricevuti nell’ambito dell’ordinazione semplice vanno in conservazione appena arrivano. Invece quelli ricevuti nell’ambito dell’ordinazione completa, visto che la risposta è opzionale, vanno in conservazione dopo tre mesi.

Gli ordini inviati nell’ambito di questo processo vanno in conservazione appena ricevuta la validazione preliminare da NSO.

L’extra costo della conservazione effettuata dal servizio Full NSO Peppol copre la conservazione di ciascun documento per i 10 anni stabiliti dalla normativa.

SATA apre la posizione di ogni utente che ha acquistato il servizio extra di Full NSO Peppol presso il conservatore, il sistema di conservazione produce le credenziali per l’utente (usid, pswd) che SATA gli trasferisce. Da quel momento SATA, tramite Full NSO Peppol, si limita a inviare in conservazione i documenti dell’utente, mentre questi è libero e autonomo nell’accedere ai propri documenti conservati.

Nel rispetto della normativa, ogni conservatore prevede una modalità di accesso ai documenti conservati attraverso una piattaforma web, che quindi non richiede installazione, per l’intera durata della conservazione.

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